Deposito e Custodia Archivi

Conservazione Archivi

La gestione dei documenti cartacei sta diventando un problema per molte aziende. Il motivo è semplice: porta via spazio e tempo che vengono sottratti alla produttività vera e propria, al cuore del business. La grave carenza di spazi, da utilizzare per gli archivi, spesso porta ad un accumulo disordinato di pratiche difficilmente rintracciabili e consultabili. In questi casi la terziarizzazione diventa improcrastinabile. Presso di noi potrete trovare un servizio di stoccaggio temporaneo o permanente del vostro archivio videosorvegliato 24 h su 24.

Gestione Integrata Archivi a Genova

Il nostro lavoro inizia con il ritiro di tutto l'archivio di deposito, replicando la titolazione dei faldoni sulle scatole che li conterranno durante il trasporto e rispettando un ordine ben preciso grazie ad una numerazione progressiva univoca, e all'indicazione dell'ufficio di provenienza (segreteria commerciale, amministrazione personale, booking, ecc).
Se richiesto (il più delle volte) lasciamo l'archivio di deposito dell'ultimo anno di attività. Una volta arrivati nei nostri depositi, una nostra squadra provvede a trasferire tutti i faldoni rispettando l'ordine prestabilito dalle scatole alle scaffalature.
Dove necessario (nel caso che il caos regni sovrano) provvediamo alla sistemazione dell'archivio in ordine alfanumerico.
Di anno in anno provvediamo a fare il giro dei vostri uffici ritirando l'archivio dell'anno da destinare in deposito e spostando l'archivio dell'anno appena trascorso nella vostra stanza archivi, liberando così spazio nei vostri uffici per il nuovo archivio corrente.
Ogni anno provvediamo alla distruzione certificata del materiale cartaceo d'archivio obsoleto.

Stoccaggio Permanente Archivi a Genova

Per coloro che hanno bisogno semplicemente del deposito, abbiamo diverse aree attrezzate e videosorvegliate 24 h su 24 tutte situate all'interno dello stesso magazzino, adatte alla conservazione dei vostri documenti. Scaffalature numerate campata per campata e ripiano per ripiano, sui quali vengono sistemati i vostri archivi in faldoni o in scatole secondo le vostre esigenze. Periodicamente ci occupiamo, su vostra richiesta, della distruzione e del macero dei documenti obsoleti, attestando l'avvenuta alienazione con specifico formulario rifiuti e certificazione di avvenuta distruzione, liberando al tempo stesso spazi utilizzabili per il deposito di altro materiale d'archivio. Ci occupiamo anche del ritiro del materiale cartaceo, imballando i vostri documenti in scatole adatte allo scopo, numerandole e compilando una packing-list dettagliata con il contenuto di ogni singola scatola. Grazie ad un nostro database saremo in grando di rintracciare velocemente il faldone necessario in caso di bisogno.

La Distruzione Certificata dei Documenti

Su richiesta del cliente ci occupiamo della distruzione certificata dei documenti archiviati e obsoleti utilizzando apparecchiature idonee. Una volta distrutto il materiale di risulta viene portato al macero accompagnato da un formulario per lo smaltimento dei rifiuti, del quale vi restituiremo una copia unitamente ad un certificato di avvenuta distruzione. Le Normative sulla Privacy stabiliscono che chiunque tratti dati debba "adottare idonee e preventive misure di sicurezza adatte a ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi". Le stesse normative sulla privacy prevedono la possibilità per le aziende di indicare un Responsabile della distruzione dei documenti; affidando a noi l'incombenza venite quindi sollevati da ogni responsabilità.

Consultare L'archivio depositato

La consultazione dell'archivio immagazzinato, può avvenire comodamente presso la nostra sede direttamente in un ufficio predisposto a tal fine, dove avrete la possibilità di fotocopiare o inviare il documento via fax o telematicamente alla vostra sede, senza dover portar via l'intero faldone. Al fine della sicurezza sul trattamento dei dati contenuti in archivio ciò può avvenire solo su appuntamento, consegnando un documento di identità valido e autorizzazione del responsabile del trattamento dei dati della vs azienda. In qualsiasi momento può essere richiesta conferma della validità dell'autorizzazione stessa.

Stoccaggio Temporaneo Archivi a Genova

Quando si trasloca o si ristruttura un ufficio, occorre una sistemazione temporanea. In questi casi ci occupiamo di ritirare il vostro archivio e di imballarlo in scatole adatte allo scopo per il successivo stoccaggio in box numerati chiusi a chiave e videosorvegliati 24 h su 24. Le scatole vengono sigillate accuratamente e su richiesta del cliente, numerate per la compilazione di una packing-list dettagliata con il contenuto di ogni singola scatola. Una copia della stessa viene conservata in formato digitale presso la nostra sede.